​5W1H——会议应用

5W1H——会议应用

会议通知时请让所有与会者清晰“5W1H”:

WHY--开会的目的WHAT会议的内容THO--参会人员+主持者

WHEN--时间

WHERE--地点

HOW--注意事项和细节

案例演示:

软件部助理组织了一次公司内部会议以宣传一套新开发出来的软件，会议定于周五上午10:00准时开始。10点，只有技术总监一人到场，直到10;10，看人到得差不多了，软件部经理宣布会议正式开始。

在软件部经理讲了一番新软件开发的背景和意义后，该开发经理讲述软件功能，却发现开发经理没来(在开发实验室打盹)，等开发经理在困意中讲完后，大家讨论对外宣传策划，却发现根本没有请市场人员。在软件经理去找市场人员的过程中，售后服务工程师离开了会场。这时，技术总监铁青着脸宣布散会。事后做检查，呈现给技术总监的结果是:

软件部助理:软件部经理只告诉我要开会，所以我就定了会议室，发了会议通知;市场经理;软件部经理只给我口头说过，但我没有接到正式通知;开发经理;我昨晚又熬一个通宵，实在太困了;

普通参会人员:公司开会经常性推延5-10分钟，去早了也得等别人;

售后服务工程师:通知上也没有说需要我们做什么，我一看人不齐，所以有事就先走了:

案例诊断:

问题究竟出在哪里?谁的理由更充分?

的确大家都有自己的客观原因，似乎有情可原。但如果大家都本着负责态度，事情会如此发展吗?助理作为会议的组织者，其职责是确保会议成功召开，因此应该主动了解清禁会议的要求;开发经理的职责是在会议上做清断的早现，应该提前做好准备:软件部经理应该监督会议的组织过程而不是自己现场机急，同样，市场经理、售后工程师及其他技术人员，难道都和此软件项目没有任何关系吗?

另外，会议的组织没有方寸。一般而言，组织召开一次会议，必须关注以下环节;发会议通知前，摸清主要参会人员能否参加?在会议通知中，要逐一明确:会议主席是谁?会议主题是什么?会上准备解决哪些问题?哪些问题是必须有结论的?哪些问题是探讨的?会议参与人各自的职责需要在会议中贡献什么?会议的时间起始点?

如果与会者对这些问题的回复是“Idon’tknow”，那么，会议结果必定是"only the god know"

本案引发的思考:

每一次开会前，我们可以自问:清楚自己的角色吗?做好了准备吗?知道会议期望的结果

吗?参会的人都与此事有关吗?

一次会议就如同一个项目，其实都需要精心去组织